+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

Содержание

Заполняем авансовый отчет

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Скачать

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

  1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/zapolnyaem-avansovyy-otchet

Авансовый отчет 2021-2021 года: бланки и образцы заполнения формы АО-1 для бесплатного скачивания в Excel, Word, PDF | КУБ

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2021-2021 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2021 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2021-2021 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

(1 , 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://kub-24.ru/ao-1-avansovyj-otchet/

Как правильно оформить авансовый отчет: пример заполнения

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

Авансовые отчеты – относятся к категории документов первичного учета, что применяются в бухгалтерии для учета финансовых затрат, совершенных работником предприятия в течение командировки. Также данный документ используется в случае расхода материальных средств предприятия наемным персоналом. В данной статье мы предлагаем рассмотреть правила заполнения авансового отчета.

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места

Предназначение документа

Рассматриваемый бланк обладает унифицированной формой No «АО-1» Следует обратить внимание на то, что юридические лица имеют законное право на использование самостоятельно разработанных бланков.

Однако, применение бумаг с учетом унифицированной формы — более предпочтительно. В задачу руководства организации входит создание приказа, содержащего сведения о должностных лицах, имеющих право получения подотчетных финансовых средств.

До 2021 года, такие полномочия могли быть возложены только на тех работников предприятия, с кем были заключены трудовые соглашения.

На сегодняшний день, допускается выдача подотчетных средств лицам, с кем заключено гражданско-правовое соглашение.

Следует упомянуть, что в содержании приказа должны раскрываться цели расходования полученных средств, их максимальный объем и конкретный промежуток времени. В том случае, когда работник предприятия ссылается в командировку, выдача материальных средств производится в соответствии с приказом о служебной поездке или на основе командировочного листа.

Сотруднику, получившему финансовые средства для покрытия расходов на протяжении всей служебной поездки, необходимо предоставить отчетность в бухгалтерский отдел.

Срок подачи авансового отчета составляет три дня, после истечения срока, фиксируемого на страницах приказа от руководства предприятия.

Данный документ является одним из обоснований целесообразности траты финансовых средств компании, что означает необходимость приложения документов, подтверждающих целевой характер использования подотчетных средств.

Нюансы и тонкости

Для того чтобы подтвердить целесообразность использования подотчетных сумм, работнику необходимо заполнить авансовую отчетность.

Такой документ заполняется с обеих сторон, после чего направляется в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет, отправляется руководству организации для утверждения.

Согласно текущему законопроекту, этот документ первичного учета заполняется в единственном экземпляре.

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета

Следует обратить внимание на то, что номер авансового отчета в ОКУД (Общероссийский Классификатор Управленческой Документации) был изменен в 2015 году. Ранее данная форма носила номер «0504049».

30 марта 2015 года Министерство Финансов РФ выпустило приказ под номером пятьдесят два, о присвоении данной форме нового номера. На сегодняшний день, номер авансового отчета – ОКУД «0504505». Ниже, вы можете ознакомиться, как выглядит бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505.

В этом документе имеется отрывная часть, что должна передаваться работнику предприятия, после проведения бухгалтерской проверки.

Порядок составления бланка АО-1

Согласно действующему законодательству, каждое предприятие имеет полное право самостоятельно составить рассматриваемый документ. Однако существует четкий регламент, который предусматривает обязательные реквизиты, что должны присутствовать в подобных бумагах. К таким реквизитам относятся:

  • регистрационный номер и дата составления;
  • название предприятия;
  • сумма полученных и израсходованных финансовых средств;
  • список приложений к основному документу.

Авансовая отчетность заполняется в рукописной или машинописной форме (на компьютере). Одним из важных критериев является заверение документа подписью должностного лица с необходимыми полномочиями.

В случае с электронным вариантом документа, необходимо наличие цифровой подписи руководителя.

Данный вид составления первичной документации допускается только в том случае, когда внутри предприятия используется электронная система документооборота.

При принятии решения о выдачи подотчетной суммы сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Одним из важных этапов написания отчета, является проверка строки «Назначение аванса». Данная строка должна в точности соответсвовать формулировке, имеющейся в приказе руководства предприятия.

Ниже представлен авансовый отчет, образец заполнения.

Если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины

Проводка в бухгалтерском учете

В книге бухгалтерского учета расходов, что были выполнены работником фирмы за срок служебной поездки, применяются счета расчетов с наемными сотрудниками, счета учета расходов и другие типы документов.

В том случае, когда сумма выдается в виде наличности, необходимо сделать данную отметку: «Дт сч.71 Кт сч.50». Подобные отметки фиксируются на основании правильно составленного расходного кассового ордера.

В том случае, когда финансовые средства зачисляются на банковскую карту работника предприятия, в книге бухгалтерского учета делается вот такая пометка: «Дт сч.71 Кт Сч.51».

Для совершения подобных операций, бухгалтеру необходимо заполнить платежку для финансового учреждения.

После возвращения сотрудника из служебной поездки, в его обязанности входит предоставление в бухгалтерию корректно оформленного авансового отчета.

На основании данного листа и соответствующих приложений, в книге бухучета фиксируются следующие записи:

  1. «Дт сч.10 Кт сч.71» — в той ситуации, когда подотчетная сумма была потрачена на приобретение материально-производственных запасов.
  2. «Дт сч.41 Кт сч.71» — в случае приобретения товарно-материальных ценностей.
  3. «Дт сч.20, 23, 25,26 Кт сч.71» — в случае с тратами на нужды структурных подразделений предприятия.
  4. «Дт сч.44 Кт сч.71» — в той ситуации, когда траты производились торговым предприятием.

В той ситуации, когда у работника предприятия остаются неизрасходованные финансовые средства, ему необходимо передать их руководству компании. При возврате в кассу, указывается код: «Дт сч.50 Кт сч.71».

При обратном переводе с банковской карты на банковский счет предприятия, фиксируется код: «Дт сч.51 Кт сч.71». В том случае, когда подотчетная сумма оказалась недостаточной для выполнения определенных операций, предприятие компенсирует сотруднику финансовые траты.

В случае с выплатой через кассу указывается код «Дт сч.71 Кт сч.50», а при банковском переводе «Дт сч.71 Кт сч.51».

В некоторых случаях, сотрудник не может предоставить необходимые документы, подтверждающие целесообразность расходов. Такая ситуация может возникнуть при потере документации или невозможности предоставления чеков, в связи с тратами на личные нужды.

В этом случае, используется код под номером 94. В книге бухгалтерского учета делается отметка «Дт сч.94 Кт сч. 71», что отражает недостачу финансовых средств. Далее сумма недостачи удерживается из зарплаты сотрудника в соответствии с кодом проводки «Дт сч.

70 Кт сч.94».

Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и бухгалтером

Используемые термины:

  1. Дт (дебет) – акт передачи финансовых средств.
  2. Кт (кредит) – акт полного или частичного возврата подотчетной суммы.
  3. Сч – счет.

Сопроводительная документация

Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года.

Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения.

В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.

Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение.

После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству. Для того, чтобы сократить риск появления претензий от налоговых органов, необходимо подойти к заполнению бумаг с повышенной ответственностью.

При некорректно заполненном отчете, бухгалтер имеет право отказа в приеме документации.

В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету.

Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил.

Подобные приложения к отчету позволяют компании доказать целесообразность финансовых затрат в ходе служебной командировки, в период проведения проверок со стороны налоговых органов.

Тонкости заполнения отчета

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить авансовый отчет, следует отметить некоторые тонкости, связанные с процессом отправки работника в служебную поездку за пределы РФ. В данном случае, нет необходимости в выдаче командировочного удостоверения, так как все необходимые даты фиксируются на страницах заграничного паспорта.

Унифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу

После того как будет выбрано должностное лицо для зарубежной командировки, задачей руководства компании становится подготовка необходимого приказа, где фиксируется назначение служебной поездки, должность, фамилия и инициалы сотрудника, а также пункт назначения. Допускается самостоятельная установка размеров суточных расходов. По данным статистики, суточные расходы не превышают сумму, облагаемую налогом на доходы физических лиц. Со стороны компании производится оплата перелета до пункта назначения. В задачу должностного лица, отправленного в служебную командировку, входит подготовка документов, подтверждающих расходы на проживание, перелет, оплату государственных пошлин и услуги переводчиков.

Правила заполнения авансового отчета

Итак, давайте рассмотрим пример заполнения авансового отчета по командировке. На главном листе бланка следует указать название предприятия и отдела, где осуществляется трудовая деятельность сотрудника, вернувшегося из служебной поездки. Далее указывается должность, цель поездки, регистрационный номер бланка и дата заполнения бумаг.

В табличной части отражаются сведения о финансовых средствах, что были выданы должностному лицу. Здесь же фиксируется сумма полученного аванса и финансовые затраты, совершенные за время командировки. Далее проводится подведение итогов, где выявляется, остались ли неизрасходованные средства.

На обратной стороне рассматриваемого документа приводится обобщение сведений о первичной документации, подтверждающей факт целевого характера имеющихся трат. К данному виду документов относятся товарные и кассовые чеки, квитанции, акты и накладные. Важно обратить внимание, что данные должны систематизироваться и фиксироваться в хронологическом порядке.

После упорядочивания сведений они прикрепляются к основному документу.

После заполнения всех необходимых бумаг, готовая отчетность передается в бухгалтерский отдел для проверки целесообразности расходования суммы. Также рассматривается корректность заполнения документации.

После проведения проверки бухгалтер фиксирует счета, которые прилагаются к отчету о затратах.

После этого производится подпись документов подотчетным лицом, что далее передаются на утверждение руководству компании.

В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел.

В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются.

Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.

Для того чтобы избежать ошибок при составлении документа, следует получить консультацию бухгалтера.

Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании

Дополнительные рекомендации

Авансовая отчетность заполняется лицом, прибывшим из командировки и представителем отдела бухгалтерии. В задачу проверяющего входит анализ корректности предоставляемых сведений.

Помимо этого, сотруднику должна быть выдана бухгалтерская расписка, подтверждающая факт постановления отчета на учет. Распиской является отрывная часть бланка, где указывается регистрационный код, дата написания отчета, фамилия и инициалы должностного лица, кем были получены подотчетные средства.

Далее указывается размер учтенных финансовых трат и количество дополнительных вложений к отчету.

В том случае, когда отчетность составлена некорректно, за бухгалтерским отделом остается право в отказе принятия документов. В этой ситуации, должностное лицо становится должником предприятия.

При отказе возмещения задолженности, руководство организации имеет полное право удержания необходимых средств из зарплаты сотрудника, в соответствии со статьей сто тридцать семь ТК Российской Федерации. Следует обратить внимание на то, что удержание финансовых средств осуществляется с согласия работника.

Данный факт должен быть засвидетельствован в документальном виде. В том случае, когда работник отказывается покрыть сумму расходов, возникший конфликт решается в судебном порядке.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-pravilno-oformit-avansovyj-otchet-primer-zapolneniya.html

Авансовый отчёт — что это такое?

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

Стабильная работа любой организации зависит от её автономности. Практически любой работник организации должен быть знаком с понятием авансовых денежных средств, выдаваемых под отчет. Аванс выдаётся сотрудникам для разных целей, но в основном цель выдачи — это обеспечение стабильной и бесперебойной работы организации.

Для того чтобы руководство знало, что их сотрудники не “прикарманивают” часть выданных денег и средства не уходят впустую, сотрудников обязывают составлять специальные отчеты, содержащие подробную информацию обо всех проведённых расчетах. Что это такое — авансовый отчет, читайте далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Определение

Авансовый отчет — это отчетный акт, который заполняется при использовании денежных средств, выдающихся организацией своему сотруднику под отчет (отчетному лицу) для каких-либо организованных трат, связанных с работой в этой организации.

Отчет поначалу оформляется данным лицом (принявшим денежные ресурсы) и отправляется в бухгалтерию для последующего оформления и передачи руководству организации, для его дальнейшего принятия и списания итоговых затрат.

Выдача наличных средств работникам под отчёт происходит по нескольким основным причинам, связанным с внутренними производственными делами организации, включая:

  1. аванс на повседневные расходы организации (например закупка канцтоваров или хоз. принадлежностей);
  2. аванс, рассматривающийся как часть оплаты будущих командировочных затрат;
  3. аванс, компенсирующий уже произведённые командировочные затраты.

При перечислении денег из кассы предприятия оформляется специальное предписание (форма №К-2 Потребляемый “Расходный кассовый ордер”, — утверждено по распоряжению Федерального Госкомстата от 18.08.98. №88).

В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз.

расходы (в том числе на расходы на ГСМ).

Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Как получить денежные средства на различные нужды читайте в нашей статье.

Организация также имеет право передать денежные средства посредством безналичного перечисления — к примеру, на личный банковский счёт сотрудников. При этом, чтобы не возникло проблем со специальными органами, следует создать для подотчетных лиц индивидуальные банковские карты.

Федеральным законодательством подотчетный субъект обязуется к заполнению авансового отчёта о расходовании денежных средств, вне зависимости от того, на какие цели или при каких обстоятельствах данные средства были ему выданы.

Лица, получившие денежные средства авансом, должны представить в бухгалтерию компании доклад об израсходованных ими материальных средствах, и осуществить итоговые расчётные вычисления по ним не позже 3-х календарных суток по истечению времени, до которого выданы, либо до дня возврата данных лиц из командировки.

Окончательный период, на который сотруднику передаются ресурсы под отчёт, устанавливается руководством компании.

Передача доступных наличных средств под отчёт может выполняться только в отношении субъектов, пребывающих с компанией в рабочих взаимоотношениях.

Выдача денег посторонним личностям запрещена.

Предоставление доступных наличных средств в отношении лица выполняется только при наличии полной отчетности соответствующего субъекта согласно прежде переданного ему аванса. Предоставление наличных средств одного физического лица другому запрещено.

Средства, уплаченные в иностранных денежных единицах, рассматриваются как в качестве иностранной валюты, так и в качестве рубля по курсу ЦБ РФ.

Закрытие задолженности в инвалюте подотчетным лицом и отображение данных средств в авансовом отчете в рублях выполняется по курсу ЦБ РБ на время принятия отчета руководством предприятия.

Кто заполняет авансовый отчет и как правильно это сделать?

Обязательство оформления авансового отчёта возложено на подотчётное физическое лицо, которому были перечислены соответствующие денежные средства на командировку либо с целью исполнения личных гражданского правовых дел по доверенности.

За счёт этого можно сделать заключение о том, что в случае если деньги подавались не под отчёт, или если сотрудник расходовал только личные ресурсы, то никаких отчётов подавать не следует.

Хотя многие сотрудники всё же делают отчёты в подобных случаях. Во-первых, потому что сами привыкли (как они, таки и проверяющие организации), а также потому, что часто стремятся вывести для себя определённую компенсацию затрат, полученных при поездке.

Сам же бланк заполняется приблизительно в равной степени работником и бухгалтером.

При составлении отчета сотрудник обязан записать на лицевой стороне бланка:

  • название предприятия,
  • номер авансового отчета,
  • дату когда официально производилось его оформление (номер и дату, впрочем, обычно указывают уже после заполнения бланка, уполномоченные сотрудники),
  • свои паспортные ФИО,
  • рабочую должность на предприятии,
  • название отдела, на котором он работает,
  • табельный номер.

Далее должна быть заполнена специальная таблица, содержащая всю информацию о доступных средствах.

Последующее оформление отчета осуществляется бухгалтерией.

В графе «бух. запись» на внешней стороне бухгалтер записывает корреспонденцию счетов и учёт средств, на обратной стороне бланка расписываются суммы затрат, установленные к учету (7-9 столбец), и счета (субсчета), каковые дебетируются на данные средства (9 столбец).

Уже после проверки точности оформления формы авансового отчета со всей сопутствующей документацией, подтверждающей целесообразность расходования средств организации, бухгалтерия подписывает документы.

Таким образом она доказывает, что отчет прошёл контрольную проверку и утверждён в надлежащей форме (с цифрами и прописью), оформить расписку на внешней стороне формы и предоставить её подотчетному лицу. Наконец, бухгалтер и главный бухгалтер должны подписать бланк с основной стороны.

Форма авансового отчета

Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.

Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.

Источник: http://bizakon.ru/kadry/avansovyj-otchyot-eto.html

Авансовый отчет по форме АО-1

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам.

В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы.

Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В каком случае применяется авансовый отчет

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании расходного кассового ордера (РКО) как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

  Заявление на налоговый вычет на детей

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять приходный кассовый ордер (ПКО).

Важно! По возвращении из командировки командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Далее записывается название подразделения, в котором оформлен сотрудник, его Ф.И.О., табельный номер и должность. Также нужно указать на какие нужды были выданы денежные средства.

Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств — остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

  Приказ о приеме на работу, форма Т-1

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 — его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 — в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8, где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей — этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.


Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке.

В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

Скачать бланк авансового отчета

Скачать бланк авансового отчета по форме АО-1 в формате Word.

Скачать бланк формы АО-1 в формате Excel.

Скачать пример заполнения бланк при осуществлении текущих расходов.

Скачать пример заполнения формы АО-1 при командировке сотрудников.

Источник: https://ip-on-line.ru/kassa/avansovyj-otchet-po-forme-ao-1.html

Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки

Заполнение авансового отчета образец для казенного учреждения

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является расходный кассовый ордер, на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

К ним относятся:

  • Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
  • Квитанции к приходным кассовым ордерам вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
  • Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
  • Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.

Внимание! При этом к документам могут предъявляться дополнительные требования. Например, документы, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык в части, которая относится к расшифровке произведенных сотрудником расходов. Тщательной проверке подвергаются документы, которые были оформлены в выходные дни на предприятии.

Рассмотрим подробнее на примере как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Форма авансового отчета заполняется с самой верхней строки, куда вносится название компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа нужно указать код ОКПО, если он присвоен.

  Расходный кассовый ордер: пример заполнения, бланк

Ниже в поля, расположенные возле названия документа, вносятся порядковый номер и дата, когда он был оформлен.

Блок справа начинается с фразы «Утверждаю». Он должен заполняться директором фирмы. Там записывается сумма прописью, Ф.И.О. и наименование должности руководящего лица, дата утверждения. Ниже директор должен поставить свою подпись, тем самым утверждая расходы и разрешая принять их к учету.

В следующих полях нужно проставить название структурного подразделения, где работает подотчетник, его полные Ф.И.О., название должности и номер согласно табеля.

Далее указывается цель, на которую выдавались деньги подотчет.

бухпроффи

Важно! Ранее цель, указанная в авансовом отчете, должна была совпадать с целью из заявления на выдачу в подотчет. В настоящее время заявления разрешено не оформлять, поэтому цель ставится исходя из направления произведенных расходов (на сотовую связь, приобретение материалов, командировка и т. д.).

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику — остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2021 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

В графу 1 записывается порядковый номер строки. В графах 2 и 3 отражается номер и дата отчетного документа. Если номера нет, то ставится прочерк либо «Б/Н».

В графу 4 заносится название документа.

Графы 5 и 6 отводятся для указания суммы документа. В графу 5 она проставляется в рублях, а в графу 6 — в валюте (если он оформлен в ней).

Все строки, которые останутся пустыми, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.

  Приходный кассовый ордер: пример заполнения, бланк

Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.

Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает — утверждать его либо нет.

Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.

Бухгалтерские проводки

Проводки, производимые после заполнения авансового отчета, зависят от целей получения аванса:

Д08, 10, 41 — К71 — оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом

Если работник оставил предоплату, без фактического получения товара, то делается проводка:

Д60, 76 — К71 — внесена предоплата поставщику

Бухгалтерские проводки по результатам командировки:

Д20 — К71 — списаны расходы по командировке, целью которой было выполнение работ по договору с заказчиком;

Д44 — К71 — расходы по командировке, которая была связана с рекламой или продажей товаров компании;

Д08 — К71 — расходы по командировке, связанной с закупкой нового оборудования, машин и т. д.

Д28 — К71 — командировка была связана с возвратом брака поставщику.

Если компания применяет общий режим, то с командировочных расходов нужно выделять НДС:

Д19 — К71 — учтена сумма НДС по расходам в командировке;

Д68 — К19 — произведен зачет НДС.

Если у работника остались неиспользованный аванс по командировке, он должен его вернуть:

Д50 – К71 — неиспользованный аванс по командировке возвращен наличными в кассу используя приходный кассовый ордер;

Д51 — К71 — неиспользованный аванс переведен на расчетный счет

Д70 — К71 — неиспользованный аванс удержан из начисленной зарплаты

Источник: https://buhproffi.ru/kassy/avansovyj-otchet.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.