+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Зачем проводить кадровый аудит

Содержание

Кадровый аудит

Зачем проводить кадровый аудит

Кадровый аудит — это оценка кадрового потенциала компании, в первую очередь, относительно целей и задач, поставленных компанией, — предметом анализа становится все составляющие управленческого процесса, целью — диагностика причин возникновений проблем по вине сотрудников и руководства.

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству.

В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так.

Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли.

В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора.

Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости.

Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников.

Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Источник: http://bankspravka.ru/bankovskiy-slovar/kadrovyiy-audit.html

Проведение кадрового аудита

Во всех этих случаях можно использовать собственных специалистов для проведения проверки, но приглашение команды экспертов со стороны позволит собрать объективную и полную информацию, увидеть скрытые на первый взгляд недочеты в работе и разработать пути решения проблем в кадровой работе вашей организации.

Кадровый аудит от «ИнвестАудит» — это отточенная до мелочей процедура, которая не займет много времени, это аттестованные бухгалтеры и эксперты-практики с серьезным опытом, а также независимое мнение и нестандартные решения обнаруженных проблем.

7 причин обратиться к нам

  • Конфиденциально, честно, объективно. У нас работают только те специалисты, которые строго чтут Кодекс профессиональной этики.
  • Смотрим «со всех сторон» на истинное положение дел. Выявим и сообщим о значимых рисках искажения бухгалтерской отчетности вследствии недобросовестных действий и ошибок.
  • Или хорошо, или никак. Беремся только за те проекты, которые сможем сделать с пользой для Вашего бизнеса в приемлемые сроки.
  • Разговариваем с Вами на одном языке. Просто и лаконично расскажем о результатах проверки руководителю.
  • У проблем нет выходных. В случае чрезвычайных ситуаций Вы всегда получите своевременную поддержку. Мы рядом, когда время имеет значение.
  • Наши решения — на перспективу. Они основываются не только на уже принятых, но и на планируемых к принятию в ближайшее время законодательных актах.
  • С нами — надежно. Работаем с полной ответственностью за полученный результат.

Комплекс услуг кадрового аудита

Мы проводим все виды кадрового аудита:

  • полный со 100%-ым охватом имеющейся документации и работающего персонала.
  • выборочный, который даст информацию о типичных ошибках в действиях кадровой службы.

В зависимости от задач мы проводим выездной или невыездной тип экспертизы. Во втором случае для анализа предоставляются копии или сканированные электронные варианты кадровых документов, предоставляется электронный доступ к программам учета.

В комплекс услуг входят:

  • Анализ внутренних локальных актов и оценка их соответствия нормам законодательства;
  • Определение наличия основных кадровых документов и корректность их ведения и заполнения;
  • Изучение и анализ трудовых договоров, трудовых книжек сотрудников, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, графиков отпусков и иной документации, и определение их соответствия ТК РФ;
  • Определение правильности ведения архива и хранения кадровой документации;
  • Составление перечня практических действий для устранения выявленных нарушений и недочетов.

Для составления полной картины о действующей кадровой политике в организации и ее недоработках, при проведении кадрового аудита экспертизе подлежит весьма обширный круг документов:

  • Внутренние нормативные акты организации: правила внутреннего распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда и премировании, положение об обработке и хранении персональных данных и прочее
  • Штатное расписание компании
  • Трудовые книжки сотрудников и Журнал учета движения трудовых книжек
  • Личные карточки Т-9 и корректность их ведения
  • Приказы (прием, увольнение, перевод, отпуска, премирование и дисциплинарные взыскания)
  • Трудовые договоры, договоры ГПХ и дополнительные соглашения к ним
  • Договоры о материальной ответственности
  • Должностные инструкции
  • Табели учета рабочего времени
  • Графики отпусков сотрудников
  • Личные заявления сотрудников
  • Служебные записки, докладные, объяснительные и акты
  • Документы по командировкам
  • Листы ознакомления сотрудников с нормативными актами организации

Мы используем все существующие технологии экспертной оценки в ходе подготовки и реализации кадрового аудита. В итоге вы получаете возможность восстановить и откорректировать систему ведения документации по кадрам, обеспечить рост доверия сотрудников к компании и повысить эффективность деятельности каждого члена команды.

15 000 руб.Количество работников до 10 человек
25 000 руб.Количество работников от 10 до 25 человек
45 000 руб.Количество работников от 25 до 50 человек
от 70 000 руб.Количество работников свыше 50

уровень нашей компании

В настоящее время компания является членом:

  • СРО Ассоциация «Содружество» (СРО ААС, ОРНЗ 11806011360);
  • Омской Торгово-Промышленной палаты, Омского областного Союза предпринимателей.

Компания принимала активное участие в жизни профессионального сообщества и была награждена почетными грамотами: «За развитие аудиторской профессии», «За активное участие в деятельности профессионального объединения».

5 раз успешно прошла проверку качества

Компания «ИнвестАудит» пять раз успешно прошла проверку качества аудиторской деятельности и соблюдения профессиональной этики аудиторскими организациями.

АКГ «ИнвестАудит» характеризует высокий рейтинг и авторитетность в Сибирском федеральном округе и в РФ, к 2018 году группа:

  • стабильно входит в пятерку лидеров среди аудиторских компаний в Сибирском Федеральном округе;
  • стабильно получает наивысший рейтинговый балл среди аудиторских компаний России;
  • стабильно входит в сотню крупнейших аудиторско – консалтинговых групп России;
  • входит в пятьдесят крупнейших аудиторских групп России по данным журнала «Коммерсантъ.Деньги».

Гарантии

Профессиональная ответственность при осуществлении аудиторской деятельности застрахована ОАО «АльфаСтрахование», сумма страхового покрытия 100 000 000 (Сто миллионов) рублей, срок действия полиса до 31.12.2018 года.

Источник: http://investaudit.ru/audit/kadrovyiy-audit/

Почему вам стал нужен кадровый аудит

Зачем проводить кадровый аудит

Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп

Кадровый учет – это элемент любого бизнеса: если в компании есть хотя бы один сотрудник, то значит должны быть кадровые документы, и эти документы должны быть составлены правильно.

До 2014 года работодателей мало интересовало наличие и состояние кадровых документов, так как максимальный штраф за их отсутствие или ошибки в них составлял 50 тыс. рублей. Но с 2014 года Государственная инспекция труда (ГИТ) начала штрафовать за каждое нарушение, и суды ее поддержали.

Так услуги кадрового аудита начали набирать популярность. Как кадровый аудит поможет работодателю избежать многомиллионных штрафов? Разберем этот вопрос.

Из данной статьи вы узнаете:

  • Какова цель проведения кадрового аудита компании.
  • Какова методика проведения кадрового аудита.
  • Кому поручить проведение кадрового аудита.

Цель проведения кадрового аудита компании

Как-то после выступления на одном из мероприятий, проводимых КСК групп, ко мне подошел клиент и сказал: «Не понимаю, зачем проводить кадровый аудит, тратить на это время и деньги, если можно просто договориться. Вот у нас все хорошо, мы «дружная семья», все сотрудники работают вместе уже больше десяти лет, и у нас нет проблем».

Через четыре месяца после этого разговора, к нам в компанию обратился тот же клиент с запросом на проведение кадрового аудита. Причиной стал конфликт между ним и его заместителем, который пригрозил подать жалобу в трудовую инспекцию.

И руководитель понимал, что такая жалоба обернется ему крупным штрафом, так как документация по кадрам в компании почти не велась.

Трудовые споры, злоупотребления со стороны работников, штрафы, постоянные проверки различных контрольных органов (ГИТ, прокуратуры, налоговой инспекции), – все это последствия ненадлежащего ведения кадрового учета. От данных рисков не застрахован ни один работодатель. Избежать опасности поможет кадровый аудит предприятия.

Кадровый аудит – это услуга, направленная на защиту интересов бизнеса, и главной ее целью, является минимизация рисков штрафных санкций. Кадровый аудит компании поможет:

  • Выявить ошибки в документообороте.
  • Исправить выявленные нарушения.
  • Подготовиться к проверке трудовой инспекции, прокуратуры.
  • Минимизировать судебные конфликты с работниками.
  • Оценить профессиональных уровень работника отдела кадров.
  • Оптимизировать делопроизводство в отделе кадров.

Методика проведения кадрового аудита

Одной из услуг, оказываемых КСК групп, являются услуги кадрового аудита. Поэтому методику выполнения проверки опишем на нашем примере.

В ходе кадрового аудита предприятия проверяются те документы и процедуры, которые инспектируются в рамках плановой или внеплановой проверки ГИТ. Кадровый аудит бывает нескольких видов:

  • Сплошной. Проверка документов по организации и по всем сотрудникам.
  • Выборочный. Проверка документов по организации и по определенному количеству сотрудников – десяти, тридцати, пятидесяти или иному количеству.

Вид проверки зависит от количества сотрудников компании и цели аудита. Так, например, если в компании работает более 400 сотрудников, то целесообразно провести выборочную проверку, так как проведение сплошного кадрового аудита будет связано с высокими трудозатратами.

Кадровый аудит как услуга включает в себя следующее содержание:

  • Проверка локальных нормативных актов.
  • Проверка документов по организации.
  • Проверка документов на сотрудников компании.
  • Проверка работы с персональными данными.
  • Проверка правильности применения профессиональных стандартов.
  • Проверка правоустанавливающих документов на предмет установления права подписи в кадровых документах.
  • Предоставление консультаций.

Перечень документов, проверяемых при кадровом аудите

Группа документа или процедурыНаименование проверяемого документа
Локальные нормативные акты– Правила внутреннего трудового распорядка– Положения: о защите персональных данных, об оплате труда, о командировках, о разъездном характере работы, о ненормированном рабочем дне– Иные акты, обязательные в силу специфике деятельности компании
Документы по организации– Штатное расписание– Табеля учета рабочего времени– Графики работ/сменности– График отпусков– Приказы по основной деятельности: о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, за ведение табеля учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка и другие приказы.
Документы по сотруднику– Трудовой договор и допсоглашения к нему– Личная карточка работника– Трудовая книжка работника– Должностная инструкция– Заявления работника– Приказы по личному составу и другие приказы, касающиеся работника
Документы по персональным данным– Согласие работников на обработку персональных данных– Приказы по персональном данным: о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, о предоставлении допуска к персональным данным и информационной базе с персональными данными
Декретные отпуска– Больничные листы– Справки, заявления– Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком
Проверка правомерности возложения на работника материальной ответственности– Анализ договора о материальной ответственности
Медицинские осмотры– Проверка списка работников, проходящих медицинские осмотры, и корректности оформления процедуры
Кадровые журналы– Книга учета движения трудовых книжек– Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них– Журнал учета выдачи направлений на медосмотр
Проверка правильности оформления трудовых отношений с иностранцами– Проверка разрешительных документов– Анализ договора и иных документов
Иные документы и процедуры в зависимости от специфики деятельности компании

Кому поручить проведение кадрового аудита

Кадровый аудит предприятия можно провести:

  • Своими сила, поручив проверку отделу кадров, юристам.
  • С привлечением внешних экспертов, заключив договор со специализированной компанией.

Конечно же, важным аспектом выбора способа осуществления кадрового аудита является стоимость поведения. Многие работодатели считают ненужным тратить деньги на данную услугу и решают провести проверку своими силами, что не всегда является правильным решением.

Если работодатель хочет получить качественную, независимую, объективную оценку состояния документации по кадрам, то лучше обратиться к внешним консультантам. Кадровый аудит своими силами может проводиться с целью определения наличия документов.

Например, отделу кадров можно поручить ежеквартально проверять наличие всех приказов, табелей, договоров и наличие подписей работников на этих документах.

Но анализ и проверку самих документов необходимо поручать внешним организациям, которые дадут оценку со стороны.

Вид кадрового аудита, специфика длительности компании, условия труда напрямую влияют на его стоимость: то есть цена рассчитывается по совокупности факторов.

В настоящее время рынок кадрового аудита предлагает различные варианты этой услуги по разной стоимости, поэтому каждая компания может подобрать оптимальный для себя вариант.

Но самое важное, что при любой цене данная услуга окупается сполна, так как по ее итогам выявляется большое количество нарушений, за которые грозят высокие штрафы.

В данной статье мы рассмотрели порядок проведения кадрового аудита. Бытует два мнения:

  • Руководитель считает, что отдел кадров должен сам проводить аудит, так как его сотрудники получают за это зарплату.
  • Начальники отдела кадров, директора по персоналу воспринимают аудиторов очень настороженно и боятся итогов проверки, думая, что их потом уволят.

Но все это предрассудки, которые, к счастью, уходят в прошлое. Кадровый аудит – это услуга, которая в первую очередь нужна руководителю компании и начальнику отдела кадров, так как своевременное выявление и исправление ошибок лучше, чем уплата штрафов и судебные разбирательства.

Дополнительная информация на сайте КСК групп

Партнерский материал

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1987036-pochemu-vam-stal-nuzhen-kadrovyi-audit

Зачем проводить кадровый аудит

Зачем проводить кадровый аудит

Профессиональные консалтеры сформируют комфортный микроклимат в организации, что в итоге повысит ее конкурентоспособность на рынке.Что касается кадрового аудита, то он становится необходим, если в компании происходит следующее.

  1. Смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
  2. Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
  3. Смена руководителя компании.
  4. Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.

Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

Почему вам стал нужен кадровый аудит

Важно С такой ситуацией руководители и владельцы бизнеса сталкиваются нередко. Они знают, что одна из главных издержек – это расходы на персонал.

И они будут тем выше, чем больше несоответствие количества и качества человеческих ресурсов прописанным стратегическим и оперативным задачам.
Кадровый аудит призван выявить эту степень несоответствия.

И не только… Существует несколько основных причин, по которым компании сегодня проводят кадровый аудит:

  • Планирование организационных изменений, связанных с расширением и развитием компании
  • Проблемы и сбои в работе одной или нескольких подсистем бизнеса
  • Приход в компанию новой команды топ-менеджеров с новым видением развития компании и ее положения на рынке.

Все три перечисленные причины связаны с рядом проблем, которые появляются перед компанией и требуют решения.

Кадровый аудит: зачем, для чего и как?

Внимание ВажноПри проведении кадрового аудита принимаются во внимание следующие нормативные правовые акты: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ. Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду. Аудит может входить в комплекс мероприятий по кадровому консалтингу, а может проводиться независимо от него.
Кадровикам известно два вида кадрового аудита:

Внутренний аудит проводится силами самой компании.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Обязательность данного документа законодательно не установлена, но его практически всегда спрашивают контролеры ГИТ, потому что он содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Форма штатного расписания также унифицирована Постановлением N 1 — Т-3. 4. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Зачем нужен кадровый аудит?

Из данной статьи вы узнаете:

  • Какова цель проведения кадрового аудита компании.
  • Какова методика проведения кадрового аудита.
  • Кому поручить проведение кадрового аудита.

Цель проведения кадрового аудита компании Как-то после выступления на одном из мероприятий, проводимых КСК групп, ко мне подошел клиент и сказал: «Не понимаю, зачем проводить кадровый аудит, тратить на это время и деньги, если можно просто договориться. Вот у нас все хорошо, мы «дружная семья», все сотрудники работают вместе уже больше десяти лет, и у нас нет проблем». Через четыре месяца после этого разговора, к нам в компанию обратился тот же клиент с запросом на проведение кадрового аудита.

Причиной стал конфликт между ним и его заместителем, который пригрозил подать жалобу в трудовую инспекцию.

Зачем проводить кадровый аудит?

Поскольку это необязательная процедура, законодательные акты не оговаривают, кто должен ее проводить. Некоторые предприятия проводят ее собственными силами, однако большинство организаций ввиду низкой эффективности проверок, осуществляемых своими сотрудниками, отказались от такого метода и начали заказывать подобные услуги у сторонних специалистов.

Эффективность проведения мероприятия сторонними специалистами очевидна: работники, не занятые в компании, гораздо быстрее смогут найти все недочёты и указать на пути их исправления, да и уровень знаний в кадровой сфере у профессионалов этого дела всегда выше, чем у бухгалтеров, которым за дополнительную плату может быть поручено проведение данной процедуры.

А ведь результатом аудита может быть уменьшение уровня текучести кадров, повышение производительности труда, выявление необходимости обучения персонала и экономия средств на поиски новых сотрудников».

Прежде чем дальше говорить об этой услуге, необходимо понять, каких видов бывает кадровый аудит и что именно он включает. В практике российских компаний и провайдеров консалтинговых услуг наиболее распространены методы «минимального и расширенного кадрового аудита».

Под минимальным кадровым аудитом (или экспресс-аудит) понимают аудит персонала компании (чаще всего руководителей среднего и высшего звена) или какого-либо ее подразделения для определения соответствия персонала стратегическим целям компании/подразделения.

Расширенный кадровый аудит – это аудит персонала и системы управления персоналом в целом.

Как провести кадровый аудит персонала предприятия своими руками?

Ознакомить работников с новой редакцией положенияпод роспись Положение о защитеперсональных данных — Разработать Журнал по учетутрудовых договоров — Разработать форму журнала Личные карточки + … … … Особое внимание стоит уделить проверке ведения, хранения и оформления трудовых книжек.

Необходимо уточнить, назначено ли лицо, ответственное за их ведение, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; проверить записи в трудовых — они должны быть внесены на основании соответствующих приказов.

Обратите внимание! Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.

» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» (п.

Заказчик оповещает комиссию о сроках, в течение которых должны быть выполнены все работы, а проверяющие, ознакомившись со списком, уточняют, что нужно сделать заказчику, чтобы задачи были выполнены в срок.

  • Формирование списка проверяемых документов, их анализ. Комиссия определяет отделы, работа с личными делами сотрудников которого будет проведена особенно тщательно, а заказчик осуществляет подбор общих документов, подтверждающих правомочность деятельности предприятия в сфере взаимодействия с сотрудниками. Аудитор ознакомляется с предоставленными актами и выносит вердикт о их соответствии законодательству, а также принимает к рассмотрению личные дела рабочих и приказы, вынесенные в их отношении.
  • Анализ кадровых документов по категориям сотрудников.

Проверить их можно, обратившись к портфолио, изучив пул клиентов и реализованных проектов, связавшись с клиентами для получения рекомендаций, просмотрев рейтинги независимых агентств.

Но окончательное решение должно приниматься после личного общения с представителями консалтинговой компании и внимательного изучения договора на оказание услуг.

Специалисты КСК групп начинают любое взаимодействие с анализа проблемы или поставленной задачи, который после заключения договора развивается в оценку эффективности применяемой системы управления персоналом, кадрового потенциала компании и его соответствия имеющейся стратегии развития.

Результатом исследования становится отчет с указанием слабых мест в управлении персоналом и ведении кадрового делопроизводства, с предложениями по разработке наиболее эффективных решений.

  • Проверка правоустанавливающих документов на предмет установления права подписи в кадровых документах.
  • Предоставление консультаций.

Перечень документов, проверяемых при кадровом аудите Группа документа или процедуры Наименование проверяемого документа Локальные нормативные акты – Правила внутреннего трудового распорядка – Положения: о защите персональных данных, об оплате труда, о командировках, о разъездном характере работы, о ненормированном рабочем дне – Иные акты, обязательные в силу специфике деятельности компании Документы по организации – Штатное расписание – Табеля учета рабочего времени – Графики работ/сменности – График отпусков – Приказы по основной деятельности: о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, за ведение табеля учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка и другие приказы.

Источник: http://pbcns.ru/zachem-provodit-kadrovyj-audit/

Проводим внутренний кадровый аудит

Зачем проводить кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.