Должностные обязанности сотрудника канцелярии
Должностная инструкция заведующего канцелярией
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия] | Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П. |
Должностная инструкция заведующего канцелярией
[наименование организации, предприятия и т. п.]Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].
1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового – лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.1.6. Заведующий канцелярией должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;
– единую государственную систему делопроизводства;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структуру предприятия;
– организацию делопроизводства на предприятии;
– схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– сроки и порядок сдачи дел в архив;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
– основы экономики, организации производства, труда и управления;
– законодательство о труде Российской Федерации;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
– [вписать нужное].
1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
– положением о канцелярии предприятия;
– инструкцией по делопроизводству и работе архива;
– настоящей должностной инструкцией;
– [вписать нужное].
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
II. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией обязан:
2.1. Организовывать работу канцелярии.
2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.
2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. [Вписать нужное].
III. Права
Заведующий канцелярией вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.8. Взаимодействовать:
– с руководителями всех структурных подразделений предприятия – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;
– с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
– с хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;
– с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;
– [вписать нужное] – по вопросам [вписать нужное].
IV. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель структурного подразделения
[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]Согласовано:
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-zaveduyushchego-kancelyariey
Должностные обязанности сотрудника канцелярии
Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. 5.
Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. 6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством. 4.
Ответственность заведующего канцелярией Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях: 1.
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3.
Должностная инструкция заведующего канцелярией
Внимание Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 3.8.
Взаимодействовать: — с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов; — с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; — с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр; — с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела; — [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное]. IV. Ответственность Заведующий канцелярией несет ответственность: 4.1.
403 forbidden
Важно Положения I. Общие положения 1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия. *Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела. 2.
Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.3.
Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.4. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.5. В своей деятельности канцелярия руководствуется:5.1.
Уставом предприятия.5.2. Настоящим положением.5.3. …6. … II.
Структура 1.
Должностные обязанности
5.4.
Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. 5.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии. 5.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
5.7.
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию. 4.10.
Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 4.11.
Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).4.12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. 4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
- Права заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией вправе: 5.1.
Разработка положения о канцелярии
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Источник: http://advokat-burilov.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-sotrudnika-kantselyarii/
Положение о канцелярии – Советы юриста – АНГАРД.РФ
_____________________________________________________________
(наименование работодателя)
_______________________________
(гриф утверждения)
_______________________________(отметка об учете мнения представительного
органа работников)
ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ
_________ № _____
1.1. Наименование подразделения – Канцелярия
Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).
1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения
1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).
1.3. Руководство и подчиненность подразделения
1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).
1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).
1.4. Состав подразделения
1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).
1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.
1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.
1.5. Нормативная база деятельности подразделения.
1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:
- Устава предприятия (учреждения, организации);
- настоящего Положения;
- трудового законодательства.
2.1. Задачи канцелярии
2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.
2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.
2.2. Функции канцелярии
2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).
2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.
2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).
2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.
2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.
Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:
3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.
3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.
3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.
3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.
3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.
3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).
Канцелярия обязана:
3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.
3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).
3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.
3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.
3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.
4. Ответственность
4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.
4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.
Подписи, визы согласования
Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/obrazcy-dokumentov/dokumenty-dlya-rabotodatelya/polozhenie-o-kantselyarii/
Должностные обязанности заведующего канцелярией
1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.
Заведующий канцелярией должен знать
2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации заведующего канцелярией
3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
3. Права заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:
- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4.Ответственность заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция заведующего канцелярией – образец 2021 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.
Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej
Должностная инструкция заведующего канцелярией
Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Внимание Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
Должностные инструкции
Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие. 2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
2.11.
Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 2.14. [Вписать нужное]. III. Права Заведующий канцелярией вправе: 3.1.
Положение об отделе канцелярия
Интернета, не вызванных служебной необходимостью; 13)проявлять скромность, не подчеркивать своего должностного положения; 14)воздерживаться от действий, препятствующих работникам канцелярии суда выполнять служебные (трудовые) обязанности; 15) проявлять вежливость, уважение и терпимость к гражданам, обращающимся в суд; 16)уважительно относиться к государственному и другим языкам народа Казахстана, многообразию его обычаев и традиций; 17) иметь опрятный внешний вид, соответствующий положению судьи и государственного служащего; 18) работникам необходимо передать заведующему канцелярией суда по акту приема-передачи находящиеся в их распоряжении в надлежащем виде кабинет, материальные ценности; 19)при отсутствии на рабочем месте принять меры к извещению об этом председателей коллегий и руководителя аппарата.
Должностные обязанности работника канцелярии
Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. 4.5.
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение. 4.6.
Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. 4.7.Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. 4.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. 4.9.
Должностные инструкции работника канцелярии
Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
Руководит работниками канцелярии.
Права: Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
Источник: http://pbcns.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-sotrudnika-kantselyarii/