+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Алгоритм передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Содержание

Как передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг?. Статья. Все Тренинги .ру

Алгоритм передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Как передать и на что обратить внимание? Выведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг привлекателен, прежде всего тем, что предоставляет возможность возложить ответственность за сложный участок учёта на профессионалов, которые обладают соответствующим опытом в ведении кадрового делопроизводства и имеют инфраструктуру, необходимую для оказания услуги на высоком уровне с минимальным количеством рисков.

Какие же вопросы чаще всего возникают, при решении вопроса “быть” или “не быть” аутсорсингу

Может ли ведение кадрового делопроизводства осуществляться вне офиса работодателя?

Да, может. Залогом успеха при этом является чёткое определение сфер взаимодействия с аутсорсером и разделение зон ответственности. При этом кадровое делопроизводство допускает гибкие форматы передачи данных, а современные технологии позволяют автоматизировать этот процесс. Стоит учесть, что удалённое оказание услуги кадрового делопроизводства тем затруднительнее, чем крупнее компания.

Можно ли передать на аутсорсинг кадровое делопроизводство отдельно от расчёта заработной платы?

Да, можно, но практика показывает, что в этом случае необходимо организовать чёткую схему документооборота и решить вопрос “как информация окажется в бухгалтерской программе”.

Чаще всего работодатели передают специалистам функции по подготовке первичных кадровых документов, проведению основных кадровых действий (приёмы, увольнения, перемещения) и подписанию документов.

На сколько работодатель может снизить расходы на ведение кадрового делопроизводства, передав его на аутсорсинг?

В среднем от 30 процентов. Решение о привлечении сторонней организации для оказания услуг по ведению кадрового учёта принимается на основе сравнения предполагаемых затрат. Руководитель компании должен сравнить две цифры: стоимость услуг кадрового аутсорсера и затраты на привлечение дополнительного квалифицированного сотрудника:

  • Расходы на привлечение штатного сотрудника;
  • Фонд оплаты труда + начисления на него (в месяц). Годовая сумма с учётом “отпускных”;
  • Затраты на оборудование рабочего места (закупка мебели, оргтехники и т.п.);
  • Затраты на обучение и повышение квалификации.

Итак, выбор сделан. Что дальше?

После выбора сторонней организации для кадрового делопроизводства с ней заключается договор, который обязательно должен включать в себя описание передаваемых на аутсорсинг задач, срок их передачи, стоимость услуг и ответственность сторон.

На этапе, предшествующем заключению договора, нужно определить, на какой срок и для выполнения каких задач (предмет договора) привлекается внешняя кадровая служба, и выбрать вид договора, который будет регулировать отношения сторон.

Напомним, что условия о предмете договора и сроке являются существенными. Без их указания договор будет считаться незаключенным.

Например, внешняя кадровая служба несёт ответственность за нарушение указанных в договоре сроков и вправе отказаться от исполнения своих обязательств по договору только при возмещении заказчику убытков в полном объёме.

Работодатель также может досрочно отказаться от договора, возместив аутсорсеру фактически понесённые расходы. После достижения сторонами соглашения по всем существенным условиям договор считается вступившим в силу.

В договоре можно указать и дополнительные условия, определив, например, цену, ответственность сторон и др.

  • Цена. Определяется сторонами самостоятельно и обычно зависит от численности работников компании заказчика и объёма поручаемых внешней кадровой службе работ. Способ и сроки оплаты также могут быть предусмотрены в договоре
  • Ответственность. В момент заключения договора целесообразно определить дополнительную ответственность аутсорсера за возможные нарушения трудового законодательства. Например, установить материальную ответственность внешней кадровой службы в размере штрафных санкций контролирующих органов в случае выявления ими ошибок и нарушений при ведении кадровой документации.
  • Оплата результата по факту. Поскольку отношения между внешней кадровой службой и компанией-заказчиком регулируются гражданско-правовым договором, услуги аутсорсера оплачиваются только по факту сдачи выполненных работ.

После того как договор заключён:

  • Руководитель организации издаёт приказ о привлечении сторонней компании.
  • Работу с персональными данными сотрудников могут осуществлять только специально уполномоченные лица (п. 5 ст. 88 ТК РФ). В связи с этим необходимо заручиться согласием всех работников на передачу функций по работе с их персональными данными аутсорсеру.

Кроме того:

  • В соответствии с положениями статьи 87 Трудового кодекса работодатель должен внести изменения в положение о защите персональных данных работников в части предоставления сторонней организации возможности осуществлять работу с персональными данными;
  • Ведения трудовых книжек возможна только при наличии правильно оформленных документов о защите персональных данных сотрудников и приказа об их передаче аутсорсеру.

Аутсорсеры, как правило, могут взять на себя подготовительный этап в рамках договора.

Этапы передачи ведения кадрового учёта

  • Этап 1. Анализ ситуации. На этом этапе проводится анализ функций кадрового подразделения, которые организация собирается передать внешней компании. Здесь же заказчик согласует меры по обеспечению безопасности и защите информации, юридические вопросы. Результатом этого этапа может служить согласованный календарный план и бюджет. Согласованные процедуры взаимодействия. Способы защиты и передачи информации.
  • Этап 2. Работа над проектом. Интеграция услуг по ведению кадрового учёта с функционированием компании заказчика. Кроме акта выполненных работ целесообразно согласовывать плана изменений и улучшений. Регулярный анализ со стороны заказчика ключевых показателей, проверка их соответствия целевым точкам позволяют оптимизировать совместную работу.

С какими регламентами компании заказчика будет работать “внешняя кадровая служба”?

Обязательные документы:

  • Правила ВТР;
  • Инструкция по ОТ;
  • Положение о защите персональных данных;
  • Штатное расписание;
  • Личная карточка;
  • Табель учёта рабочего времени;
  • График отпусков;
  • Приказы по основной деятельности;
  • Приказы по личному составу;
  • Трудовая книжка;
  • Трудовой договор;
  • Заявления работника;
  • Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Журнал учёта мероприятий по контролю;
  • Журнал учёта прохождения инструктажа по ОТ.

Документы, имеющие рекомендательный характер:

  • Коллективный договор;
  • Должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Личные дела;
  • Справка о трудовой деятельности;
  • Копии приказов о приёме на работу и увольнении;
  • Служебные записки;
  • Докладные записки;
  • Журнал учёта военнообязанных.

Документы, зависящие от специфики организации:

  • Положение об охране коммерческой тайны;
  • Журнал прохождения медицинских осмотров;
  • Графики сменности;
  • Инструкции о порядке работы с объектами повышенной опасности.
1 января 2017 года вступила в силу новая редакция Трудового кодекса РФ. Изменения связаны с введением независимой оценки квалификации, установлением требования предоставления нового обязательного документа при устройстве на работу, появлением новой главы о регулировании труда работников малого бизнеса… Читать дальше
Юлия Евгеньевна Габутдинова(Казань) NB! С 1 июля 2016 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс России, которые предусмотрены Федеральным законом от 2 мая 2015 г. №122-ФЗ в соответствии с которыми в практику кадровой работы введены профессиональные стандарты.

Внедрять или не внедрять профессиональные стандарты?

Аргумент 1… Читать дальше

АНО ДПО “Класс-Сервис” Как жить спокойно и не бояться проверяющего?В результате деятельности каждой организации образуется масса различной документации. Существенную часть от общего объёма занимают документы, связанные с комплектованием и учётом персонала компании. Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью… Читать дальше
Игорь Маркичев(Москва) Показатели нужны не для красоты, а для управления. В том числе каждый показатель KPIB — системы KPI для бухгалтерии — нужен для того, чтобы управлять бухгалтерией, повышая её эффективность и снижая риски компании. Каждый показатель, как правило, отражает одну из сторон деятельности бухгалтерии. Каждый… Читать дальше
Юлия Владимировна Шевела(Москва) Работая с компаниями, мы часто видим такую картину: на предприятии внедрена проектная деятельность, выделены проектные группы, какие-то проекты реализуются, есть программы проектов, портфели и даже есть… Читать дальше

Источник: https://VseTreningi.ru/articles/kak_peredat_kadrovoe_deloproizvodstvo_na_autsorsing/

Кадровое делопроизводство при аутстаффинге

Алгоритм передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Все компании, у которых есть персонал, должны заниматься ведением определенной документации. При этом кадровое делопроизводство – достаточно трудоемкий процесс. Именно поэтому на большинстве предприятий функционирует специальная служба, которая занимается созданием, хранением и подачей отчетов, а также других необходимых документов, что имеют отношение к наемным работникам.

Стоит отметить, что современные методы управления персоналом позволяют провести оптимизацию кадрового делопроизводства. Таким образом, вы переложите часть своих обязанностей на посредническую компанию, которая и будет выполнять такие задачи.

Согласно трудовому законодательству, работодатели обязаны заниматься:

  • формированием личных дел наемных работников компании;
  • разработкой табеля учета рабочего времени;
  • оформлением справок, больничных листов, заявлений об отпуске и увольнении;
  • подготовкой кадровых приказов;
  • составлением и подачей статистической отчетности и так далее.

Именно на сотрудников кадровой службы и ложатся эти обязанности. Кроме того, во многих современных компаниях кадровики выполняют и ряд других функций. В том числе они занимаются размещением вакансий, проведением собеседований, аттестаций, начислением заработной платы, уплатой налогов из зарплаты и так далее.

Какие есть нюансы в кадровом делопроизводстве

Стоит отметить, что законодательство в сфере труда постоянно корректируется. В связи с этим меняются и нормы, которые касаются трудовой отчетности, порядка выплаты заработной платы, всех необходимых отчислений из нее, а также многого другого.

Так, при нарушении порядка сбора, хранения, использования и распространения информации о персонале, воспрепятствованию деятельности инспекторов в области труда, несвоевременной подаче всех предусмотренных отчетов и т. д.

может наступить административная ответственность.

Как результат, во время проверок на работодателей будут наложены различные санкции и штрафы (чего можно избежать, если передать данные обязанности специальному агентству)

Как можно провести оптимизацию кадрового делопроизводства

Стоит отметить, что чем больше у компании персонала, тем большими будут и издержки на кадровую и бухгалтерскую службу.

Таким образом, в крупных фирмах годовой фонд заработной платы этих отделов может достигать огромных сумм. Но даже большой штат кадровиков не гарантирует, что все будет выполнено согласно действующему законодательству.

Чтобы провести улучшение делопроизводства, и разработаны современные методы управлением персоналом.

Среди них выделяют два самых распространенных способа:

  • не оформлять персонал в свой штат (аутстаффинг);
  • передать обязанности по делопроизводству для специального кадрового агентства (аутсорсинг).

Оба эти варианта имеют свои преимущества, так что подойдут для каждой конкретной ситуации.

Какие возможности открываются при аутсорсинге персонала

Аутсорсинг – это передача определенных бизнес-процессов для посторонней компании. Именно на специальное агентство и ложатся все обязанности по ведению кадровой документации. С помощью аутсорсинга персонала компания может рассчитывать на следующие преимущества:

  • уменьшение нагрузок на кадровый отдел (вплоть до полной передачи всех данных обязанностей);
  • комплексное решение поставленного поручения. Перед компанией-аутсорсером ставят определенные цели, после чего получают готовый результат;
  • возможность сконцентрироваться на конкретных задачах. Передав управление персоналом для третьего лица, вы сможете заниматься только основной деятельностью, не отвлекаясь на другие процессы.

Аутсорсинг отлично подходит для длительных отношений. С помощью такого решения вы сможете значительно оградить риск несоответствия трудовому законодательству, а также провести оптимизацию кадрового делопроизводства.

Улучшение делопроизводства с помощью аутстаффинга

Аутстаффинг – это вывод персонала за штат компании. Фактическим работодателем сотрудников является специальное агентство, которое предоставляет специалистов для выполнения определенных обязанностей.

По-другому аутстаффинг называют арендой персонала. Кадровое делопроизводство при аутстаффинге полностью передается для посреднической компании.

Поскольку трудовые отношения между принимающим предприятием и наемным работником не возникают, то практически вся ответственность ложится именно на кадровую фирму.

С помощью аутстаффинга вы сможете избавиться от необходимости вести документы, связанные с персоналом, выплачивать заработную плату, а также налоги с нее. Таким образом, отпадает необходимость увеличивать количество кадровиков. Для крупных предприятий можно до 5 раз снизить издержки, связанные с кадровой и бухгалтерской службой.

Кроме улучшения делопроизводства, процедура вывода сотрудников за штат имеет множество других достоинств, в том числе:

  • уменьшается количество наемных работников компании. Аутстаффинг позволяет поддерживать стабильное число сотрудников. Это может быть обусловлено как корпоративной политикой, так и необходимостью подпадать под категорию малых предприятий (чтобы находиться на упрощенной системе налогообложения);
  • отсутствие трудовых споров с персоналом. Поскольку такие работники числятся в другой компании, то и все претензии они подают туда. С другой стороны, вам надо выполнять условия договора аутстаффинга, поскольку вы несете субсидиарную ответственность (например, по выплате заработной платы);
  • более простая процедура приема на работу. Вы не будете заниматься трудоустройством, оформлять договора и многое другое. Все это перейдет к обязанностям кадрового агентства.

Где воспользоваться подобными услугами

Если вы хотите заказать внешний менеджмент персонала, то мы рекомендуем вам обратиться в проверенную компанию, какой и является кадровое агентство «ВКС». Сотрудничая с нами, вы можете рассчитывать на:

  • многолетний опыт работы. Мы оказываем подобные услуги почти 8 лет. Более 120 предприятий, включая и ряд известных брендов, стали нашими клиентами;
  • оперативное выполнение задачи. Процесс оформления персонала через кадровое агентство займет намного меньше времени, чем самостоятельный поиск сотрудников;
  • индивидуальный подход. Наши специалисты войдут в вашу ситуацию, после чего предложат самый лучший вариант ее решения;
  • доступные цены, а также скидки для наших клиентов. Благодаря удобному онлайн-калькулятору вы сможете сразу же узнать конечную стоимость наших услуг.

С нашей помощью вы без проблем оптимизируете делопроизводство в своей компании.

Источник: https://outstaffing-sovetnik.ru/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-pri-autstaffinge

Алгоритм передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Алгоритм передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Тем не менее создание собственного общего центра требует существенных людских и финансовых ресурсов и может занять от 6 месяцев до года. В связи с этим в качестве альтернативы работодатель может использовать уже существующий центр компании аутсорсера.

Основными целями организации общего центра обслуживания является существенное сокращение затрат работодателя на ведение кадрового учета и повышение качества его выполнения, однако общий список выгод, которые предоставляет работодателю перспектива использования общего центра обслуживания, существенно больше.

Документы в тему Документ Поможет вам Статьи 87 и 88 ТК РФ Правильно организовать работу по хренению, использованию и передаче персональных данных работников.

Кадровое делопроизводство на стороне: методы организации

Основные преимущества единого центра обслуживания – Сокращение затрат на выполнение учетных функций; – повышение качества выполнения учетных функций; – эффективная передача знаний по выполняемым функциям и совершенствование процессов работы; – контроль над учетными функциями; – стандартизация учетных процессов; – снижение рисков, связанных с учетной деятельностью; – снижение зависимости от собственных сотрудников; – адаптация к изменению внешних условий; – обеспечение свободного доступа к информации о выполнении учетных функций, необходимой для принятия решений; – обеспечение прозрачности затрат работодателя на выполнение учетных функций Закон против практики На практике Работодатели часто передают на аутсорсинг ведение трудовых книжек.

Как передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг?

Внимание Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать.

На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Важно Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы: Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Кадровый учет на аутсорсе

Сроки создания общего центра обслуживания зависят от текущих условий в компании работодателя и целей, поставленных перед атсорсинговой компанией. Фазы проекта по организации общего центра обслуживания Фазы Действия Фаза 1.

Анализ Выделение передаваемых функций Определение требований к персоналу аутсорсера (разработка организационной структуры и плана по численности персонала) Определение требований к помещению и оборудованию Определение требований к ИТ-обеспечению и бизнес-приложениям, необходимым для обеспечения работы Определение требований к безопасности и защите информации Анализ юридических и налоговых аспектов работы Анализ бюджета Анализ рисков Определение требований к команде специалистов аутсорсера Разработка детального календарного плана выполнения проекта Фаза 2.

Карьера

К ним относятся: Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее — Правила)

  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий.

Особенности кадрового делопроизводства

В рамках контракта об аутсорсинге наша компания принимает на себя все финансовые риски, связанные с качеством и своевременностью выполненных работ.

Также в соответствии с Соглашением об уровне сервиса мы обеспечиваем непрерывность предоставления услуги, отслеживает изменения в законодательстве и гарантирует соответствие Вашей кадровой документации требованиям Трудового Кодекса РФ.

4. Совершенствование технологической базы HR-подразделения и финансовой службы.

Наряду с полным пакетом услуг по кадровому делопроизводству наша компания способна также предложить услуги аренды полнофункциональной HRM-системы по модели Software as a Service (программное обеспечение как услуга, SaaS). Основное преимущество модели SaaS для клиента состоит в отсутствии затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности программного обеспечения (все эти затраты ложатся на наши плечи).

Ведение кадрового учёта

Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.

  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.

Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов.

В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура.

Правомерность передачи кадрового делопроизводства сторонней фирме

Кадровый аудит и восстановление кадровой документацииУслуга «Кадровый аудит и восстановление кадровой документации» актуальна для компаний среднего и малого бизнеса, которые заинтересованы в экспертной оценке и анализе ведения кадрового делопроизводства на соответствие с трудовым законодательством РФ.

Специалисты нашей компании готовы реализовать полный или выборочный аудит документации, процессов и процедур ведения кадрового делопроизводства.По результатам кадрового аудита экспертами нашей компании готовится подробный отчет с указанием выявленных нарушений, потенциальных рисков и рекомендаций по их минимизации.

Также после проведения аудита мы поможет Вам провести корректировку или восстановить отсутствующие или неправильно оформленные кадровые документы.
3.

Кадровый аутсорсинг, статьи

На сегодняшний день все большее число работодателей предпочитает передавать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг.

Он привлекателен прежде всего тем, что предоставляет возможность возложить ответственность за сложный участок учета на профессионалов, которые обладают соответствующим опытом в ведении кадрового делопроизводства и имеют инфраструктуру, необходимую для оказания услуги на высоком уровне с минимальным количеством рисков.

Вести аутсорсинг кадрового делопроизводства можно и отдельно от расчета заработной платы. Хотя, как правило, работодатель одновременно передает на аутсорсинг обе функции, поскольку они сильно связаны между собой как на уровне данных, так и на уровне процессов.

Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д.

Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам.

На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал. Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Источник: http://pbcns.ru/algoritm-peredachi-kadrovogo-deloproizvodstva-na-autsorsinge/

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: когда необходим и как выбрать подрядчика

Алгоритм передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинге

  • В чем преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг.
  • Из чего состоит кадровое делопроизводство.
  • В каких ситуациях необходима передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг.

  • Как правильно выбрать компанию-подрядчика.

Для многих компаний делопроизводство в отделе кадров является затратным и финансово, и по времени.

Поэтому все больше организаций передает эту работу аутсорсинговым агентствам.

В этом материале расскажем, в каких ситуациях без передачи кадрового делопроизводства сторонней компании не обойтись, как выбрать надежную аутсорсинговую компанию и в чем преимущества передачи этого бизнес-процесса подрядчику.

Преимущества аутсорсинга кадрового делопроизводства

Существует ряд причин, по которым для компаний выгодно передавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг. Рассмотрим их ниже.

Сокращение расходов

Все экономические исследования по разным отраслям свидетельствуют о том, что передача делопроизводства предприятия сторонним компаниям значительно сокращает расходы на работу с кадрами. В этом случае вам нет необходимости содержать большой штат кадровиков, выделять отделу кадров большое дополнительное офисное помещение.

Также отпадает необходимость в том, чтобы обучать свой hr-персонал, проводить сопутствующие консультации в области налогообложения и юридических прав. Также вы экономите на внедрении различных систем автоматизации управления персоналом и делопроизводства.

Грамотно передав кадровую работу на аутсорсинг, вы сможете снизить операционные затраты примерно на 25 %.

Управление ресурсами

Кадровое делопроизводство – один из наиболее рутинных процессов на предприятии, но необходимый для любой компании независимо от её отрасли работы или масштаба.

Передав мелкие повторяющиеся процедуры в управление внешней аутсорсинговой компании, ваши кадровые специалисты получат временной ресурс для фокусирования на тактических и стратегических задачах вашего бизнеса, которые можно направить на повышение коэффициента полезности использования интеллектуальных ресурсов и потенциала персонала.

Повышение качества

При кадровом аутсорсинге компания-подрядчик берет на себя все финансовые риски, которые связаны со своевременностью и качеством выполняемых работ.

Аутсорсинговая компания обеспечивает высокий уровень сервиса и непрерывности предоставляемых услуг. Вы более эффективно можете контролировать ход делопроизводства в кадровом подразделении.

Компания-подрядчик следит за изменениями в законодательстве и выполняет работу, гарантированно соответствующую всем требованиям Трудового Кодекса РФ.

Получение опыта

Пользуясь услугами аутсорсинговой компании, вы получаете доступ к лучшим методикам в области кадрового делопроизводства. В дальнейшем вы можете внедрять в свою работу экспертные решения, профессиональные знания и опыт партнеров. У компаний подрядчиков есть отработанные и эффективные решения по программам переквалификации и обучения работников организации.

Снижение рисков

Ведение делопроизводства через специализированную компанию имеет меньше потенциальных рисков. Штатный кадровый работник может уйти на больничный, уехать в отпуск и поменять место работы.

Услуги аутсорсингового агентства будут осуществляться вне зависимости от этих факторов.

Использование аутсорсинговых услуг по ведению делопроизводства дает возможность минимизировать риски, способные нарушить непрерывность кадровых процессов.

Из чего состоит аутсорсинг учета кадрового делопроизводства

Деятельность по предоставлению услуг кадрового делопроизводства включает 3 основных направления.

Организация и постановка кадрового делопроизводства

Актуальна, когда компании только начинают свою деятельность, открывают новые дистрибьюторские центры в географически удаленных местах либо выходят на новые рынки.

В рамках этого направления осуществляется разработка и внедрение всей необходимой нормативной документации на предприятии. Сюда относятся документы по охране труда, кадровая документация, шаблоны и бланки учетных и не учетных документов, документы расчета трудовых часов и заработной платы.

Кадровый аудит и восстановление документации

Для малого и среднего бизнеса в рамках кадрового делопроизводства осуществляется профессиональный кадровый аудит и анализ ведения кадровой документации на предмет того, соответствует ли она нормам ТК РФ. Для заинтересованных в этом собственников и руководителей бизнеса происходит полная или выборочная оценка процедур и стандартов ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проведенного аудита и анализа компания-подрядчик готовит детализированный отчет по выявленным несоответствиям и нарушениям.

Также происходит акцентирование потенциальных рисков и внесение подробных рекомендаций по их снижению.

К этому направлению аутсорсинга кадрового делопроизводства относится и корректирующие меры по восстановлению отсутствующей и переоформлению неправильной документации.

Переход на полный или частичный аутсорсинг

Данное направление включает передачу всех или только не основных процедур кадрового делопроизводства. Это может быть ведение подготовительной документации при взятии на работу нового специалиста, комплексное ведение трудовых книжек, оформление стандартизированных карточек работников (форма Т-2), выплат и расчетов заработной платы, дополнений к трудовым контрактам, больничных листов.

Также ведение кадрового делопроизводства включает расчеты трудовых и страховых стажей, ведение и оформление отпусков, командировок, составление штатного расписания, подготовку выплаты премий и документации для расторжения трудового контракта.

Когда бизнесу необходим аутсорсинг кадрового делопроизводства

Существует больше количество ситуаций, когда бизнесу требуется передача ведения кадрового делопроизводства на аутсорсинг. Такое случается, когда компания не имеет необходимых временных ресурсов, сотрудникам кадрового отдела не хватает квалификации и знаний, а также, когда планируются крупные изменения в штате (приём на работу или увольнение). Рассмотрим каждый случай.

Не хватает времени и ресурсов

Когда в компании работает сотня, а то и больше сотрудников, на подготовку кадровой документации уходит большое количество времени. Это бесконечное оформление заключений и расторжений трудовых контрактов, больничных, отпусков. Также часто меняются персональные данные сотрудников.

Кадровое делопроизводство является затратным, если условия труда работников часто меняются. Например, работники трудятся вахтовым методом или часто бывают в командировках. Либо это может быть деятельность компании, которая подразумевает наличие надбавок за стаж, северных коэффициентов, доплаты за вредность производства.

Высокая текучесть кадров

Когда на работу принимаются персонал на низкоквалифицированные должности либо для выполнения сезонных и других ограниченных по времени работ, возникают огромные проблемы с временными ресурсами.

В этом случае не обойтись без передачи делопроизводства в ведение аутсорсинговой компании.

Также это актуально, когда организацией кадровой документации занимается единственный человек либо данная обязанность на него возложена дополнительно.

Не хватает знаний и квалификации

Часто бывает, что работники кадровой службы не имеют знаний и соответствующих навыков для надлежащего ведения кадрового делопроизводства. Особенно это характерно для предприятий со специфичной деятельностью или структурой.

В этом случае кадровое делопроизводство стоит доверить в руки аутсорсинговой компании.

Когда есть нужда в том, чтобы составить с работниками индивидуальные контракты, например, в случаях передачи прав на результаты труда, выплаты выходных пособий или выполнения нетипичных обязанностей.

Также эффективно будет передать вопросы, связанные с наличием сложной системы оплаты труда: почасовая оплата, специфичная система премирования, проценты от сделок и т. д.

Знаний и квалификации может не хватать штатным сотрудникам при приеме на работу иностранных граждан, а также, если трудовой график работников является нетипичным: скользящий, восемь и больше часов в день, вахтовый метод.

Большие изменения персонала

Когда компания открывается или, наоборот, планируется ликвидация, это сопровождается большими кадровыми изменениями. В этом случае знаний и навыков штатного кадровика может не хватить. Возникнут сложности при решении специфичных задач.

Прежде всего, необходимо грамотное взаимодействие с персоналом. Особенно это актуально для решений, которые связаны с сокращениями, переводами на уменьшенный трудовой день, полной или частичной реорганизацией компании. Правильно оформленная документация позволит избежать различных разбирательств и сделает невозможным появление трудовых претензий от работника.

Если вам часто приходится взаимодействовать с контролирующими органами (Инспекция по труду, Федеральная миграционная служба, Роскомнадзор), чтобы избежать штрафов и санкций, вызванных неправильным набором или увольнением персонала, вам необходимо поручить это дело аутсорсинговой компании.

Риски в договоре аутсорсинга кадрового делопроизводства

Заключая договор аутсорсинга, участвуйте в разработке и согласовании всех условий сотрудничества. Привлеките к обсуждению юриста. Если пункты договора вас не устраивают, настаивайте на их изменении. Ведь иногда формальный подход к составлению договора может привести компанию к убыткам.

Узнайте о пяти рисках при заключении договора об оказании аутсорсинговых услуг из статьи журнала «Генеральный Директор». 

Узнать 5 рисков

Как выбрать аутсорсинговую компанию для кадрового делопроизводства

При выборе подрядчика необходимо обратить внимание на несколько важных нюансов. Каждая компания будет предлагать свои условия, но если в предложении подрядчика будет отсутствовать что-либо из нижеперечисленного, то стоит задуматься о компетентности аутсорсинговой компании:

  • Аудит. Проводит ли компания аудит и оценку текущего состояния делопроизводства. Как она это делает, что для этого ей необходимо. Является ли это неотъемлемой частью сотрудничества.
  • Взаимодействие. Компания настаивает на тесном взаимодействии с вашими кадровиками, а иногда и руководителями других отделов и подразделений. Ведь для выработки лучших решений компания должна получить максимум актуальной информации от кадровиков вашей компании.
  • Методы осуществления. Комплексное и профессиональное ведение кадрового делопроизводства может быть осуществлено только с использованием современных методов и интервентов. Опытные и честные подрядчики предлагают завести общую систему, в которой вы сможете в режиме онлайн отслеживать проведенную работу, быть в курсе кадрового делопроизводства.

Также в систему взаимоотношений с подрядчиками должен быть включен подробный список и график ведения документооборота. Чтобы информация оставалась конфиденциальной, нужно уточнить список уполномоченных лиц, кто будет взаимодействовать по информации и коммуникациям.

С будущим подрядчиком нужно договориться о том, какие будут его действия при незапланированных проверках трудовой инспекции или ФМС. Так как причина проверок может кроиться в нарушениях, вызванных вашими действиями, то для более предметного разрешения этих вопросов стоит договориться о совместном решение таких эксцессов.

Немаловажным является и стоимость работ по кадровому делопроизводству. При рассмотрении коммерческих предложений вам следует максимально конкретизировать перечень оказываемых услуг.

Совет: Обращайте внимание на услуги, связанные со штатным расписанием: будут ли вноситься изменения при открытии новых должностей, какой точный перечень оформляемых документов утверждается.

Договоритесь о разрабатываемых бланках и внутренних нормативных актах, а также условиях их доработки и изменений по ходу работы.

Вывод

Аутсорсинг кадрового производства открывает большие преимущества перед бизнесом. Использование данного механизма работы позволяет снизить затраты, эффективно управлять ресурсами, повысить качество делопроизводства, а также снизить риски и научить своих кадровиков стандартам работы.

Передача кадрового делопроизводства сторонней компании состоит из организации, постановки и аудита текущего состояния компании. По его результатам происходит полное или частичное восстановление документации в соответствии с необходимыми стандартами и нормами Трудового права.

Чтобы результат от передачи кадрового производства компании подрядчику был наиболее эффективным, вам необходимо точно знать степень целесообразности передачи данного процесса, а также уметь выбрать из многообразия предложений на рынке правильного партнёра.

Источник: https://www.gd.ru/articles/10086-autsorsing-kadrovogo-deloproizvodstva

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.